Kritik – Solusi : Efektif dan Efisien

Setelah hampir menjelang 4 tahun bekerja sebagai Pegawai Negeri Sipil, atau sekarang tenar dikenal sebagai Aparatur Sipil Negara, maka diputuskan untuk menuliskan ulasan suka-suka ini. Jelas tidak ada maksud untuk sedikitpun berlagak sombong atau sok tahu. Jika ada kritik, sanggahan, masukan, dan tambahan ide, silahkan disampaikan. Dengan senang hati diterima.

Begini, saya melihat beberapa hal yang perlu dan mungkin bisa dibenahi dalam sistem kerja dan penganggaran di instansi Pemerintah (tentu ini berkaca dari instansi tempat saya bekerja). Saya akan tuliskan dalam bentuk butir-butir, semoga tidak ada yang terlupa.

  1. Spanduk. Saya agak kurang mendapat urgensi penganggaran belanja bahan untuk spanduk di setiap kegiatan. Dengan adanya InFocus/LCD, kita tidak perlu spanduk lagi bisa , toh? Kalau dimaksudkan sebagai background sehabis acara, penyemarak, bukti memang diadakan kegiatan untuk pemeriksaan keuangan, saya rasa kurang kuat untuk mengimbangi berapa biayanya serta sampah akhirnya. Biasanya akan berujung sebagai alas duduk di pelataran jajanan kaki lima atau penutup penyelamat kebocoran.
  2. Konsumsi Rapat. Kalau setiap Divisi mengadakan rapat di kantor, pesertanya kurang lebih 30 orang, dipesankan Snack Box dan Lunch Box (entah kotak kertas atau wadah lain), lalu konsumsi air mineralnya dengan yang gelas (syukur-syukur kalau botol), bisa membayangkan berapa produksi sampah plastik kantor ini setiap hari kerja kan? Sedih. Beberapa teman sudah mulai membawa botol minum jika rapat, jadi jatah air mineralnya tidak perlu diminum. Bagaimana ya solusi untuk snack dan makan siang? Mungkin mending beli banyak kemudian ditaruh di wadah/piring besar? Kalau makan siang, apa mending prasmanan ya?
  3. Surat. Yang sejak awal sampai sekarang selalu membuat diri ini geregetan (yang sayangnya bukan karena jatuh cinta). Entah itu koreksi/drafting surat, distribusi, dan pengarsipan, masih sangat “demen” harus dicetak, diperbanyak/digandakan. Kalau cuma selembar ya, hmm, ini satu surat bisa 2-3 lembar. Belum kalau tidak cermat saat drafting, pas dicetak ternyata salah. Ngulang 2-3 kali. Ingat hutan woi! Sebelnya kalau diingatkan soal paperless, soal sayangi hutan, dianggap lebay dan “Ya ampun, uang negara ini. Ribet amat!”. Itu dari segi penggunaan kertas dan tinta ya. Belum dari penggunaan waktu, yang dibutuhkan untuk menggandakan surat, mengantar ke setiap lantai, kemudian mencatatkan di penerimaan surat masuk, arsipkan (entah itu digandakan lagi atau di-scan). Saya belum pernah bereksperimen untuk menghitung waktu yang diperlukan untuk mengerjakan itu semua, tapi menurut pengalaman saat mengerjakan itu yang jelas memakan banyak waktu.  Padahal bisa buat mailing-list, bisa di-scan atau difoto dan disebarkan di grup. Lebih cepat dan ringkas. Atau, apakah memang harus begitu? Maaf, saat ini saya tetap merasa seharusnya tidak seperti itu.
  4. KIE. KIE adalah kepanjangan dari Komunikasi, Informasi dan Edukasi. Jadi semacam keluaran/produk dari apa yang dikerjakan oleh setiap divisi (sesuai dengan rencana kerja yang disusun). Selain bentuk video layanan publik, masih banyak produk dalam bentuk buku. Saya sebenarnya bukan golongan yang tidak senang membaca buku secara fisik. Namun jika melihat kondisi setiap divisi paling tidak punya 2 produk, bisa ditaksir bukunya berisi 100-120 lembar per buku, dan dicetak pada cetakan pertama antara 200-500 eksemplar. Oh ya, saya lupa menginfokan ada sekitar 20-30 divisi di kantor ini. Sudah bisa dibayangkan berapa banyak cetakan buku? Kantor ini bisa berubah wujud menjadi Toko Buku (dadakan) jelang akhir tahun sampai awal tahun. Distribusinya? Kadang beredar di antara divisi, dibagi per orang. Solusinya padahal tinggal dititipkan ke perpustakaan. Tinggal, bagaimana kita tidak malas ke perpustakaan untuk memperkaya wawasan tentang isu hasil kerja kantor kita.
  5. dst

Untuk saat ini, dicukupkan dengan 4 butir dulu ya. Berhubung tiba-tiba otak perlu memikirkan Pelantikan yang akan dilaksanakan hari ini.

Sampai berjumpa. Saya masih percaya, bahwa kritik harus beriringan dengan solusi.

 

Salam cerah,

Agnes

Advertisements